Oulun yliopisto otti vuonna 2021 käyttöön Peppi-opintotietojärjestelmän, joka korvasi samalla vuosikymmeniä käytetyn Oodin. Metropolia-ammattikorkeakoulun ja Tampereen ammattikorkeakoulun omistamaa Peppi-tavaramerkkiä hallinnoi suomalaisista yliopistoista ja ammattikorkeakouluista koostuva konsortio, jonka jäsen Oulun yliopisto on.
Korkeakoulujen käyttöön suunniteltu järjestelmä ei ole vielä onnistunut täyttämään modernin yliopistoelämän tarpeita: Oulun yliopiston uusimman käyttökyselyn tulosten mukaan kaksi kolmasosaa kyselyyn vastanneista opettajista kokee järjestelmän käytön vaikeana tai melko vaikeana.
Oulun ylioppilaslehti kysyi kehittämispäällikkö Artturi Roitolta, mihin Peppi on matkalla, millaisin periaattein järjestelmää kehitetään ja miten tavalliset Peppi-käyttäjät voivat vaikuttaa kehitystyöhön.
Tavoitteena kokonaisvaltaisuus
Oulun yliopisto päätyi valitsemaan korvaajaksi Pepin, joka on kehitetty vastaamaan koulutusorganisaatioiden tarpeisiin kansallisen OPI-viitearkkitehtuurin mukaisesti. Pepissä on opettajan, opiskelijan, suunnittelijan, korkeakoulupalveluiden ja ylioppilaskunnan työpöytänäkymät.
Pepin on tarkoitus sisältää opettajien, opiskelijoiden ja opintohallinnon työntekijöiden tarvitsemat toiminnot yhdessä ja samassa paikassa. Tarvittavat toiminnot löytyvät, mutta palautekyselyn perusteella järjestelmän käytettävyys ei ole toivotulla tasolla.
Pepin on tarkoitus sisältää opettajien, opiskelijoiden ja opintohallinnon työntekijöiden tarvitsemat toiminnot yhdessä ja samassa paikassa. Tarvittavat toiminnot löytyvät, mutta palautekyselyn perusteella järjestelmän käytettävyys ei ole toivotulla tasolla.
Peppi koetaan hitaana ja hankalasti navigoitavana, minkä lisäksi vaikeudet opintosuoritusten merkitsemisessä korostuvat saadussa palautteessa. Oodissa kaikki opintosuoritukset merkittiin yhden opiskelijanumeron alle. Pepissä jokainen opiskeluoikeus näkyy erillisenä kokonaisuutena, jolloin opettajan on tehtävä arviointi oikean opiskeluoikeuden alle. Käytäntö on vaikeuttanut opiskelijoiden tunnistamista ja hidastanut suoritusten merkitsemistä.
Toisaalta Pepissä on kehuttujakin ominaisuuksia, kuten tilavarausten teko, HOPS ja opinto-opas.
Roiton mukaan Pepin käyttöönotto oli kuitenkin valtava harppaus tavoitteiden saavuttamiseksi. Koko tavoitteeseen pääsemiseksi tarvitaan aikaa, jotta järjestelmän käytettävyys paranee, toiminnallisuuksia saadaan täydennettyä ja järjestelmiä yhdistettyä toisiinsa.
Järjestelmän myötä muuttui myös kulttuuri
Järjestelmäuudistuksen tavoitteisiin kuului myös itsepalvelukulttuurin lisääminen yliopistossa: käyttäjät voisivat esimerkiksi tehdä tilavarauksia ja tulostaa tarvitsemiaan asiakirjoja järjestelmästä itsenäisesti ilman tukihenkilöstön apua.
Kaikki Peppi-käyttäjät eivät ole kokeneet itsepalvelun lisääntymistä myönteisenä asiana. Järjestelmänvaihdos vaikutti henkilökunnan toimenkuviin ja tehtävien painopisteisiin, sillä sihteereiden töitä vähennettiin ja tehtäviä muutettiin. Muutos näkyy henkilöstön arjessa ajankäytöllisesti.
Pepin uusimman käyttäjäkyselyn perusteella osa opettajista kokeekin työtehtäviensä lisääntyneen järjestelmän käyttöönoton myötä.
”Aikaisempaa useammat toiminnot ovat omissa käsissä ja sitä kautta tuovat tekemiseen joustavuutta. Toisaalta uudet tehtävät ja järjestelmän keskeneräisyys ovat kuormittaneet käyttäjiä. Kaikissa muutoksissa on molemmat puolet ja ymmärrämme tämän hyvin”, Roitto kertoo.
Moniportaista järjestelmäkehittämistä
Oulun yliopistossa Pepin käytön ja kehittämisen suunnittelusta vastaa koulutuspalveluihin kuuluva koulutuksen järjestelmä- ja opintohallinnon palveluiden tiimi. Tiimi ottaa jatkuvasti palautetta vastaan Pepin service deskin kautta. Pienempiin ongelmiin tarjotaan suoraan ratkaisuja, mutta isommat menevät kehityslistalle.
”Tunnistettujen isojen teemojen osalta pyrimme uutisoimaan ja viestimään siitä, miten kehitys etenee ja mitä valintoja olemme tehneet matkan varrella.”
Tiimi haluaisi, että Pepin kehitys ja ylläpito olisi läpinäkyvää koko yliopistolle. Roitto toteaa viestinnän olevan haaste, johon mietitään tiimissä ratkaisuja. Tällä hetkellä uusista päivityksistä ja käyttökatkoista tiedotetaan eniten Intrassa ja järjestelmän kirjautumissivulla, mutta yliopiston viestinnän kanssa on toteutettu joitain videomuotoisia ohjeita ja lisätty Tuudossa näkyvää uutisointia.
Laajemmasta järjestelmäkehittämisestä on vastuussa jäsenkorkeakoulujen yhteinen Peppi-konsortio, jossa Oulun yliopisto voi jäsenenä nostaa esille sille tärkeitä kehityskohteita. Järjestelmän kehitystä ohjataan erilaisissa teemaryhmissä, joissa vedetään suuntaviivoja ja suunnitellaan priorisointeja.
”Jokainen jäsenyliopisto tuo teemaryhmiin mukanaan palautteiden mukana tulleita kehitysideoita”, Roitto avaa kehitystyötä.
Peppi-konsortion ja yliopiston oman kehitystiimin ohella järjestelmän tilannetta käsitellään Oulun yliopiston Peppi-ohjausryhmässä. Ohjausryhmä ei tee jokapäiväiseen työhön liittyviä päätöksiä, vaan ryhmä on luonteeltaan keskusteleva. Sen tavoitteena on, että yliopiston eri toiminnot pääsevät osallisiksi tuoreimmista suunnitelmista ja saavat kuulla kehittämisen tuloksia. Ohjausryhmässä on ylioppilaskunnan kautta opiskelijaedustus.
OYY:n koulutuspoliittinen asiantuntija Jere Tapio toimii ohjausryhmän tämänhetkisenä opiskelijaedustajana. Kokouksissa on esimerkiksi käyty läpi erilaisilta käyttäjäryhmiltä kerättyjä palautekokonaisuuksia. Palautteen pohjalta ohjausryhmä on pyrkinyt luomaan Peppi-tiimille tarkan kuvan siitä, mitkä ovat järjestelmän keskeisiä ongelmakohtia käyttäjän näkökulmasta. Pepin kehitystiimi on raportoinut ongelmien korjausaikatauluja.
”Koen, että ohjausryhmän kokoukset ovat ehkäpä suorin väylä saada tietty ongelma Pepin kehittämisestä vastaavien toimijoiden tietoisuuteen”, Tapio tiivistää.
Kehitystyö on yhteistyötä
Roitto kuvailee Pepin kehitystyötä käyttäjälähtöiseksi ja jatkuvaksi.
Konsortiotasolla järjestelmäkehityksessä ollaan ottamassa käyttöön uusi toimintamalli, jonka pitäisi tehdä työskentelystä nopeampaa ja tehokkaampaa. Toimintamallin myötä järjestelmän kehityssyklien odotetaan nopeutuvan, mikä tarkoittaa myös ketterämpää ongelmakohtiin puuttumista.
Ajan kanssa Pepin parissa työskentelevät erilaiset käyttäjäryhmät tulevat tutummiksi toisilleen, jolloin parhaat toimintatavat leviävät helpommin yliopiston sisällä. Roitto uskoo, että järjestelmästä tulee ennen pitkää helppokäyttöinen ja tarkoituksenmukainen. Hän kuitenkin nostaa esille sekä järjestelmäkehittäjien että käyttäjien roolin tavoitteiden saavuttamisessa.
”Peppi-työtä tehdään puhtaasti käyttäjiä varten, joten toivomme avointa, rehellistä ja asiallista palautetta kaikissa muodoissa.”
Paras tapa vaikuttaa järjestelmän kehittämiseen on jättää suoraa palautetta toimimattomista ominaisuuksista ja vastata säännöllisesti järjestettäviin palautekyselyihin.
”Toivomme myös käyttäjien ymmärtävän, että tahdomme aidosti tehdä laadukkaan työkalun arjen tekemiseen ja olemme kiinnostuneita käyttäjien kokemuksista. On myös hyvä säilyttää optimismi, vain yhdessä onnistumme”, Roitto tiivistää kehitystiimin ajattelua.